Zakelijk evenement organiseren

Van idee tot draaiboek, hoe organiseer je een zakelijke evenement in Muziekgebouw aan ’t IJ? Met Hester Jellema bespreken we concreet hoe zakelijke evenementen tot stand komen. We vertellen je over het hele proces; van een eerste rondleiding tot aan de dag van het event zelf. Na het lezen van dit artikel weet je precies wat je kan verwachten.

“Een groot compliment dat wij vaak terugkrijgen van onze relaties is dat wij heel flexibel zijn en goed meedenken met de opdrachtgever,” vertelt Hester Jellema, hoofd zakelijke evenementen van Muziekgebouw aan ’t IJ. “We behandelen de klant als koning en daar gaan wij heel ver in, we staan altijd open voor bijzondere wensen. Daar beginnen we al mee tijdens de eerste rondleiding, die direct is toegespitst op het evenement dat de klant voor ogen heeft.”

Een zakelijk evenement organiseren begint met een rondleiding

Hester of haar collega ontvangt mensen die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een evenement in het Muziekgebouw voor een rondleiding op maat. Doordat je van tevoren al iets hebt verteld over het evenement dat je in gedachte hebt, stemmen we de rondleiding daar op af.

“We kunnen zo veel vertellen en laten zien van het Muziekgebouw, het liefst maken we het voor de klant zo concreet mogelijk. We bespreken het doel van het evenement en komen met ideeën hoe het Muziekgebouw daarop kan inspelen. We geven mogelijkheden die het concept kunnen versterken. Aan het einde van de rondleiding heb je een goed idee hoe jouw evenement er op onze locatie uit kan zien.

Aan de hand van foto’s, video’s en plattegronden laten we zien wat er mogelijk is. We bespreken vragen als:

•  Hoe gebruiken we de Entreehal voor de ontvangst en registratie?
•  Welke rol vervullen de Foyerdecks? 
•  Is er ruimte gewenst voor stands van partners of leveranciers? 
•  Waar vindt de catering plaats?
•  Waar vinden de break-out sessies plaats?

Tot slot laten we mogelijkheden voor branding in en rondom het gebouw zien. Ook daarin zijn de opties eindeloos; van het uitlichten van het gebouw in de bedrijfskleuren, tot aan het laten zien van het bedrijfslogo op de glazen wanden van het Muziekgebouw, dat op deze manier als baken over ’t IJ en Amsterdam straalt.”

Offerte voor een zakelijk evenement

Het team zakelijke evenementen stelt op basis van aangeleverde informatie en het gesprek tijdens de rondleiding een heldere offerte op. Naast de locatie, is er aandacht voor zaken als catering, techniek, branding en online/hybride mogelijkheden. Ook al kunnen de precieze details later nog ingevuld worden, met de offerte kan de klant een weloverwogen beslissing maken.

“Als het besluit is genomen om het evenement in het Muziekgebouw te gaan organiseren volgt er een tweede rondleiding met alle betrokken partijen. Samen met onze technisch producent, de cateraar en het team zakelijke evenementen gaan we dan de diepte in. Dan zetten we echt de puntjes op de i, en kunnen we vervolgens een huurovereenkomst opmaken.”

Whitepaper

Hoe verloopt het organiseren van een event in het Muziekgebouw in de praktijk? Wat is er mogelijk en hoe benut je de mogelijkheden optimaal? In de whitepaper delen we onze ervaringen, en die van eventmanagers. Vul je e-mailadres in en hij komt naar je toe!

Draaiboek zakelijk evenement

"Een of twee weken voor het evenement organiseren we voor veel klanten een meeting waarin we als het ware het startschot geven. Vanaf dat moment zijn we één team dat van dit evenement een groot succes gaat maken. Op verzoek bereidt de cateraar een proeverij voor. De floormanager neemt het draaiboek tot in detail door met de klant. Op die manier weet iedereen aan het einde van deze bijeenkomst wat zijn of haar rol is. Zo zorgen we ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat alle betrokken partijen zich op hun gemak voelen.”

Geïnteresseerd?

Wil jij weten hoe jouw evenement in het Muziekgebouw er uit kan zien? Hester Jellema en het team zakelijke evenementen ontvangen je graag voor een rondleiding. Je bereikt ze op 020-7882023 of via events@muziekgebouw.nl

Of lees alles over zakelijke evenementen in het Muziekgebouw op:

Website Zakelijke Evenementen